La dématérialisation des factures : obligations légales, avantages et enjeux

La dématérialisation des factures se met en place progressivement dans le monde professionnel. Depuis le 1^er janvier 2020, toutes les entreprises ayant pour client l’État, les collectivités locales ou des établissements publics sont dans l’obligation de recourir à la facturation électronique pour leurs échanges. D’ici 2025, elle devrait s’étendre à tous les acteurs du marché assujettis à la TVA. Nous vous proposons de faire le point sur cette obligation légale, d’en découvrir les avantages, et d’en décrypter les enjeux pour votre entreprise.

 

Dématérialisation des factures : les obligations relatives aux marchés publics

La dématérialisation des factures est un vaste chantier engagé par l’État et l’administration fiscale en 2014 avec la loi de simplification de la vie des entreprises, et parvenu cette année au terme de sa première étape : l’obligation faite à toutes les entreprises qui fournissent un bien ou une prestation de service à une entité publique de recourir à la facturation électronique. Cette obligation s’est déployée progressivement :

• 1^er janvier 2017 : pour les grandes entreprises (effectif supérieur à 5 000 salariés et CA de plus de 1,5 milliard d’euros) et les personnes publiques.
• 1^er janvier 2018 : pour les ETI (effectif entre 250 et 5 000 salariés, CA inférieur à 2 milliards d’euros).
• 1^er janvier 2019 : pour les PME et les TPE (effectif entre 10 et 250 salariés, CA inférieur à 50 millions d’euros).
• 1^er janvier 2020 : pour les très petites entreprises (effectif inférieur à 10 salariés et CA maximum de 2 millions d’euros) et les micro-entreprises.

En somme, depuis le 1^er janvier dernier, toutes les entreprises sont concernées par cette obligation dès lors qu’elles traitent avec une entité publique. En parallèle, le législateur a imposé aux organismes privés l’acceptation des factures électroniques transmises par d’autres acteurs privés – officialisant, de fait, la nécessité de disposer des outils adéquats.

 

Dans un avenir proche : la généralisation de la facturation électronique à toutes les transactions interentreprises

Le volet dédié aux marchés publics n’est qu’une phase préliminaire. Ainsi, la loi des finances pour 2020 prévoit une extension de cette obligation à toutes les factures émises entre entités assujetties à la TVA. Elle se fera progressivement entre 2023 et 2025, selon un calendrier et des modalités qui restent à fixer, probablement en fonction de la taille des organisations et du secteur d’activité. Dans le même temps, les données figurant sur ces factures devront être transmises électroniquement à l’administration fiscale.

Cette extension aux assujettis à la TVA vaut pour une généralisation de fait de la facturation électronique. Nul doute que les non-assujettis devront également s’y soumettre à moyen terme.

Ce faisant, la Direction générale des finances publiques vise plusieurs objectifs :

• L’amélioration de la compétitivité des entreprises grâce à une réduction drastique des coûts de traitement, sachant qu’une facture électronique revient à 1 € en moyenne, contre 7 à 22 € pour une facture au format papier.
• La simplification de la collecte de la TVA et la lutte contre la fraude. À l’instar du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu et de la déclaration sociale nominative (DSN), la dématérialisation des factures contribue au renforcement des contrôles et à l’accélération de la collecte.
• Le suivi statistique en temps réel, dans l’optique d’affiner la politique économique du gouvernement.

 

Les avantages de la facturation électronique pour les entreprises

Le passage au « tout numérique » pour la facturation revêt des avantages irréfutables pour les entreprises :

• Une productivité améliorée, grâce à la simplification du processus de facturation et à l’automatisation de certaines tâches à moindre valeur ajoutée.
• Une trésorerie renforcée, grâce à la réduction des délais de traitement (plus de factures « égarées » par les clients).
• Des coûts réduits, grâce à des économies de papier, moins d’espace dédié à l’archivage des factures, des temps de traitement limités et des délais de paiement plus courts.
• Une sécurité optimisée, grâce aux obligations relatives à l’identification du signataire et à la préservation de l’intégrité des documents.

Les études montrent que la dématérialisation représente une économie de 50 à 75 % par rapport au traitement papier, et qu’elle réduit le temps de gestion de 30 % environ (source).

 

Les enjeux de la facturation numérique (et comment nous aidons nos clients à s’y adapter)

La mise en place de la dématérialisation des factures se fait progressivement. Cela permet aux entreprises de s’adapter en douceur et d’anticiper les évolutions réglementaires qui ne manqueront pas de s’imposer à l’ensemble des acteurs du marché.

C’est pourquoi il est essentiel de connaître les outils et les procédures nécessaires pour remplir vos obligations légales, dès aujourd’hui si vous travaillez avec des entités publiques, demain si vous collectez la TVA. Par exemple : l’utilisation du portail Chorus Pro pour déposer des factures électroniques dans le cadre des marchés publics, l’obtention d’une signature électronique pour valider l’identité du signataire et garantir l’intégrité d’un document, etc. Vous devez également prévoir les investissements dans des solutions logicielles adaptées, en mode propriétaire ou en SaaS.

 

Pour cela, vous pouvez compter sur nous ! Le cabinet Rougagnou vous accompagne tout au long de cette transition vers des factures dématérialisées… et des processus simplifiés !