Pour toute entreprise, quelle que soit sa taille, la facturation est un passage obligé. Or l’établissement d’une facture nécessite de se conformer à un certain nombre de contraintes légales, qui se traduisent par autant de mentions obligatoires à insérer, sous peine de s’exposer à des amendes. Quelles sont les informations à faire apparaître dans une facture en fonction du client (particulier ou professionnel) ? Que risquez-vous en cas de manquement ? Faisons le point.
Les informations qui doivent apparaître dans une facture
Les mentions obligatoires de la facture étant relativement proches selon que le client est un professionnel ou un particulier, nous proposons de lister ces informations en apportant, le cas échant, des précisions relatives à la nature du destinataire.
La date et le numéro de la facture
Pour commencer, toute facture doit mentionner sa date d’émission, ainsi que son numéro. Ce dernier doit être propre au document établi et s’inscrire dans une séquence à la fois chronologique et continue, sans rupture. Lorsque les conditions d’exercice le justifient, il est possible d’émettre des factures avec des séries distinctes, par exemple en utilisant un préfixe pour l’année et/ou le mois mais la numérotation finale doit être continue.
Exemple : FAC2022-11-097 (dernière facture de novembre) puis FAC2022-12-098 (1ère facture de décembre)
L’identité des parties prenantes
Une facture est toujours établie par une entité, à destination d’une autre entité. L’identité de chaque partie doit être précisée dans la partie supérieure de la facture.
- Pour le vendeur/prestataire, les mentions obligatoires sont les mêmes quel que soit le type de client. Il faut indiquer :
- la dénomination sociale ou le nom et prénom de l’entrepreneur individuel,
- l’adresse du siège social (avec le nom de l’établissement s’il diffère),
- la forme juridique de la société (SARL, SA, EURL…),
- le montant du capital social,
- le numéro de Siren ou Siret,
- le numéro d’identification à la TVA (si le montant de la facture est égal ou supérieur à 150 €).
D’autres précisions doivent être apportées en fonction de la forme juridique :
- numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation pour un commerçant,
- numéro de l’inscription au Répertoire des métiers et département d’immatriculation pour un artisan.
- Pour l’acheteur du produit ou de la prestation, il faut indiquer…
- S’il s’agit d’une entreprise :
- le nom ou la dénomination sociale
- l’adresse du siège,
- l’adresse de facturation (si elle est différente).
- S’il s’agit d’un particulier : le nom et prénom, l’adresse de facturation.
Les produits/prestations et les montants concernés
Le cadre central de la facture est dédié aux produits vendus ou aux prestations fournies, ainsi qu’aux prix et aux conditions de paiement. La loi vous oblige à mentionner :
- La date de la livraison ou de fin de la prestation.
- Le numéro du bon de commande, s’il a été émis par l’acheteur au préalable.
- La désignation et le décompte des produits/services : nature, marque et référence des produits ; matériaux fournis et main-d’œuvre pour les services.
- Le prix catalogue (unitaire) en euros et hors TVA pour les produits, ou le taux horaire hors TVA pour les services. (Le détail en prix et en quantité devient facultatif si la prestation de service a fait l’objet d’un devis validé en amont.)
- Le taux de TVA légalement applicable, sur plusieurs lignes si des taux différents s’appliquent.
- La qualité de produits ou le nombre d’heures/de jours pour les prestations.
- La somme totale HT (hors taxe) et TTC (toutes taxes comprises).
- Les réductions, remises et rabais éventuels, ainsi que les majorations.
- Les informations concernant le paiement :
- date ou délai de paiement,
- conditions d’escompte (en cas de paiement anticipé),
- absence d’escompte (par exemple « escompte : néant »),
- taux de pénalités en cas de retard ou de non-paiement de la facture,
- montant de l’indemnité forfaitaire (40 €) pour frais de recouvrement (seulement pour les professionnels).
Les mentions à insérer dans les cas particuliers
Enfin, certaines mentions ne sont obligatoires que dans des cas bien particuliers :
- Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
- En cas d’autoliquidation de la TVA.
- Si vous êtes membre d’un centre de gestion ou d’une associée agréée : il faut alors préciser que le règlement par chèque et carte bancaire est accepté.
- Si vous êtes artisan ou micro-entrepreneur et concerné(e) par l’obligation de souscrire une assurance professionnelle au titre de votre activité.
- L’existence d’une éco-participation DEEE pour l’achat de produits ou d’équipements électroniques, ou de mobilier.
- Si votre client établit la facture à votre place : « Autofacturation ».
- L’existence et la durée de la garantie légale de conformité de 2 ans minimum (pour les clients particuliers) pour certaines catégories de biens fixées par décret, comme les appareils électroménagers, les équipements informatiques, les produits électroniques grand public, etc.
Les pénalités qu’encourent les entreprises en cas de manquement à ces obligations
Le fait d’omettre une mention obligatoire dans une facture n’est jamais anodin : tout manquement est passible d’une amende fiscale de 15 € par mention absente ou inexacte ET pour chaque facture (dans la limite de 25% de la facture irrégulière).
En cas d’absence de facturation (ou factures de complaisance ou fictive), le contrevenant risque une amende administrative pouvant aller jusqu’à 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale.
Notez que le client professionnel, lui aussi, est redevable de ces amendes.
Vous aurez compris qu’il est essentiel de respecter la loi à la lettre et de vous assurer de transmettre à vos clients des factures parfaitement conformes. De plus, avec la future obligation relative à la facturation électronique, il est grand temps de contrôler la conformité de vos factures.
En cas de doute, n’hésitez pas à vous adresser au cabinet Rougagnou !
