Vous croulez sous les tâches administratives, mais n’êtes pas prêt(e) à recruter ? Il est peut-être temps de déléguer tout ou partie de votre gestion. Cette option existe : c’est l’externalisation administrative. Une alternative efficace et pertinente à l’embauche, qui vous permet de confier à un prestataire extérieur les tâches qui plombent votre planning, et ainsi de reprendre la maîtrise de votre temps et de vous recentrer sur votre cœur de métier. D’autant que ce levier n’est pas réservé aux grands groupes : c’est aujourd’hui une pratique courante pour les PME, qui peuvent en tirer de nombreux avantages. Explications.
Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?
Les tâches administratives sont incontournables : elles garantissent à l’entreprise un fonctionnement serein dans le respect de ses obligations légales. Mais elles supposent un investissement en temps considérable, parfois très lourd sur le plan psychologique. En tant que chef d’entreprise, le temps que vous passez à effectuer ces tâches à faible valeur ajoutée vous éloigne de vos objectifs principaux : développer votre affaire, gagner des parts de marché, et assurer la pérennité de votre société.
L’externalisation administrative offre une alternative intéressante aux PME débordées. Elle consiste à déléguer tout ou partie de vos tâches administratives à un prestataire de confiance qui, idéalement, connaît déjà votre société et maîtrise ses enjeux. De nombreuses démarches peuvent ainsi être prises en charge en sous-traitance :
- La gestion financière
- Le secrétariat
- La facturation
- Les données comptables
- Les échéances et les créances clients
- Le recouvrement
Et si vous craignez une perte de contrôle, soyez rassuré(e) : l’externalisation administrative est encadrée par une relation de confiance dans laquelle vous restez maître à bord. Il ne s’agit nullement de confier les clés de votre entreprise, mais bel et bien de profiter des nombreux avantages de l’externalisation.
Pourquoi est-ce judicieux pour une PME de déléguer son administratif ?
Vous pensez peut-être que cette solution ne s’adresse pas à vous. Qu’elle concerne en priorité les grandes sociétés. Or c’est exactement l’inverse : l’externalisation administrative est particulièrement adaptée aux PME, qui manquent de temps, de moyens et de compétences pour supporter le poids de ces tâches, pourtant essentielles à la vie d’une société. Dites-vous bien que les grands groupes, eux, peuvent se permettre de recruter et de former du personnel même pour répondre à des besoins ponctuels.
Pour une PME, l’externalisation administrative offre ainsi de multiples avantages :
- C’est la solution idéale s’il vous est impossible d’embaucher une personne pour gérer l’administratif, ou si un collaborateur quitte l’entreprise en vous laissant les mains pleines de paperasse et qu’il vous faut du temps pour trouver le remplaçant adéquat. En recourant à l’externalisation administrative, vous avez la possibilité de confier à votre prestataire uniquement certaines tâches, ou seulement pour une durée limitée.
- C’est la garantie de respecter les obligations en vigueur, en comptant sur une société spécialisée qui maîtrise le cadre légal et toutes ses subtilités.
- C’est la meilleure manière d’accéder à des ressources clés et de bénéficier de compétences solides, sans contraintes. C’est aussi l’occasion de profiter d’outils à la pointe de la technologie, capables d’automatiser les processus, de simplifier les démarches, d’augmenter le rendement, et ainsi de gagner un temps précieux. Ce que vous feriez en cinq jours, un logiciel adapté peut le faire en quelques heures.
- C’est une option particulièrement souple: vous déléguez votre gestion en totalité ou en partie, le prestataire intervient dans vos locaux ou à distance en fonction de vos préférences et de votre organisation interne, etc.
- C’est une solution pratique pour absorber les pics d’activité, sans pour autant s’engager dans la durée.
- C’est un levier d’amélioration de la productivité, donc de la rentabilité.
- Enfin, l’externalisation administrative vous fait gagner du temps et vous permet de vous focaliser sur ce qui compte vraiment : votre métier et votre stratégie de développement. Vous vous occupez moins des tâches chronophages à faible valeur ajoutée, au profit des leviers qui vous aideront à assurer la pérennité de votre entreprise.
L’externalisation administrative, un service attractif basé sur une relation de confiance
Ainsi, l’externalisation administrative est un service attractif à de nombreux égards, qui contribue aussi à préparer l’avenir et l’accroissement des charges administratives. Dans la perspective de l’extension de la facturation électronique à l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA, par exemple (à compter de 2024), vous devez veiller à vous doter des outils et des processus adaptés. Le fait de déléguer votre administratif vous aidera à simplifier la transition.
Mais attention : l’externalisation est une affaire de confiance ! Il est indispensable de confier votre administratif à un partenaire compétent et sérieux, qui maîtrise les enjeux de votre entreprise et de votre secteur d’activité. La meilleure solution consiste donc à vous adresser à votre cabinet d’expertise-comptable : qui connaît votre PME mieux que lui ?
Le cabinet Rougagnou propose des services d’externalisation administrative pour les PME : contactez-nous pour plus d’informations !
